O Power Automate é o RPA da Microsoft, anteriormente conhecido como Microsoft Flow. Essa ferramenta vem trazendo ótimos resultados para as empresas que a adotam e é por isso que será o assunto deste artigo.

Como funciona o Power Automate? Será que o seu negócio pode se beneficiar desse recurso de automação de processos robóticos? Buscaremos responder a essas questões ao longo dos próximos tópicos.

O que é Power Automate?

O Power Automate é um software da Microsoft desenvolvido com o objetivo de ajudar na criação de fluxos de trabalho automatizados.

Como a ferramenta trabalha com poucos códigos, não é necessário ser um especialista para conseguir criar os fluxos automatizados.

Essa simplicidade torna o Power Automatemais acessível e viável para ser implementado em empresas de diversos portes e segmentos.

A forma como ele foi desenvolvido também amplia sua aplicabilidade, tornando-o mais útil, uma vez que pode trazer bons resultados a partir de diferentes implementações.

Ele pode ser utilizado, por exemplo, pela equipe de recursos humanos ou pelos colaboradores da área de marketing.

Isso acontece porque os fluxos criados pela ferramenta podem ser concebidos para alcançarem benefícios em diferentes áreas.

Você pode aplicá-lo, por exemplo, para receber um aviso em seu smartphone sempre que chegar um e-mail de um determinado contato pré-definido.

A partir da criação desse fluxo, você não precisará conferir sua caixa de e-mails a todo momento até que a mensagem esperada finalmente chegue.

O resultado não será apenas a otimização do seu tempo, mas também o aumento da produtividade e da concentração em suas demais atividades.

Outras possibilidades de utilização do Power Automate são o agendamento de fluxos e  a integração de aplicativos distintos.

Ele pode ser implementado tanto com foco na automação das tarefas individuais quanto para os sistemas mais complexos e de grande escala.

A funcionalidade ligada ao RPA possibilita a automação de qualquer tarefa comum e repetitiva a partir da gravação de um passo a passo com o que precisa ser feito. Assim, a partir da entrada de dados e de alguns cliques, a tarefa será desempenhada automaticamente.

Como funciona o Power Automate?

O Power Automate é uma plataforma de automação inteligente que engloba RPA (Automação de Processos Robóticos), inteligência artificial, DPA (Automação de Processos Digitais) e BPM (Gerenciamento de Processos de Negócio).

Ou seja, trata-se de uma ferramenta completa que não se limita ao RPA, podendo automatizar os seus processos de ponta a ponta, desde a inserção de dados pelo usuário até a própria organização dos processos.

A automação de processos digitais está relacionada aos fluxos de nuvem que podem ser acionados de forma automática e agendada.

Os fluxos de nuvem são estruturados em três partes: gatilho, ação e condição lógica.

Por exemplo, podemos pensar na chegada de um e-mail do remetente X como o gatilho para a execução de uma ação. Essa ação poderia ser o salvamento de um arquivo oriundo deste e-mail na nuvem e a condição lógica poderia ser o salvamento sempre que o arquivo anexado se referir a um relatório.

Dentro das três etapas citadas, são mais de 600 categorias de automações pré-definidas pela Microsoft que podem ser executadas.

Já o RPA funciona como uma extensão dos fluxos de nuvem para a interação com ferramentas do cotidiano como e-mail e planilhas. Ele faz a navegação pelas telas, como se fosse um ser humano, por isso é chamado de processo robótico.

O RPA permite a inclusão, no mundo da automação, de softwares novos ou antigos, locais ou na nuvem. Com isso, você pode automatizar tarefas rotineiras baseadas em regras em sua área de trabalho.

Você também pode incluir a inteligência artificial em seus processos através do AI Builder,que consegue executar etapas específicas para a leitura e extração de informações de documentos.

É possível criar modelos personalizados adaptados às suas necessidades ou utilizar um modelo pré-definido para aplicação em casos mais comuns.

Com a inteligência artificial, você transforma dados estruturados e não estruturados em ações sem a necessidade de códigos.

Nesse sentido, é possível proceder:

• A leitura de formulários;
• O processamento de recibos;
• A detecção de idiomas em documentos;
• A análise de sentimentos contidos em mensagens ou publicações;
• A extração de palavras-chave;
• A extração de textos contidos em imagens;
• A detecção de determinados objetos dentro de imagens;
• Entre outros.

Já os fluxos de BPM servem para guiar as pessoas durante a execução das etapas dos processos e garante que a inserção de dados ocorra de forma padronizada e consistente.

O BPM torna os processos mais fluidos, reduzindo dúvidas e gargalos a partir da padronização de sua execução.

A criação de processos padronizados com a especificação dos campos a serem preenchidos e dos arquivos que precisam ser anexados em cada etapa possibilita essa fluidez.

O próprio processo instrui o usuário sobre a execução de cada etapa, reduzindo o tempo de treinamento e os erros. Tudo isso dentro da mesma plataforma.

++ Leia mais: O que é automação e por que sua empresa precisa dela

Principais benefícios do Power Automate

A partir da explicação acima a respeito do funcionamento do Power Automate, é possível inferir seus três principais benefícios: integração, segurança e aumento da produtividade.

O Power Automate pode ser integrado a mais de 200 aplicativos, o que facilita o envio de dados de uma plataforma para a outra, otimizando o tempo e reduzindo erros.

Esse processo aprimora a comunicação interna e torna as rotinas mais práticas a partir da facilitação do acesso e do compartilhamento de informações.

Isso nos leva ao benefício do aumento da produtividade, já que as tarefas repetitivas são automatizadas e o acesso e o compartilhamento de dados são simplificados.

Assim, sua equipe não terá que dedicar uma parte importante do tempo à execução das tarefas burocráticas, podendo desenvolver novos projetos e atividades significativas para o fortalecimento do negócio.

Outra vantagem importantíssima do Power Automate é a segurança em relação à proteção dos dados que são compartilhados no software.

Os fluxos de trabalho são seguros e a ferramenta oferece a possibilidade de gerenciamento de acesso e identidade, além de uma proteção contra a perda de dados.

Ou seja, o Power Automate tem tudo para trazer bons resultados na organização e execução dos processos do seu negócio.

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