Entre as tarefas mais rotineiras de um escritório de advocacia está o acompanhamento processual, já que as demandas relacionadas ao monitoramento de novos eventos e à apresentação de informações aos clientes fazem parte da prestação de serviços oferecida pelos profissionais da área.
Mas você sabe como acompanhar um processo judicial da forma mais prática e eficiente possível? Ou esse tipo de consulta toma grande parte da sua jornada de trabalho?
O melhor caminho para fazer um bom acompanhamento dos processos é, sem dúvida, recorrer à tecnologia, automatizando todas as tarefas repetitivas e escaláveis por meio da automação jurídica.
Assim, a atuação dos advogados ganha um caráter mais analítico e menos operacional, favorecendo a condução dos argumentos incluídos em seus processos.
As inovações tecnológicas avançam de maneira promissora e apresentam novas possibilidades com bastante frequência.
Por isso, é importante utilizar recursos que possam ser renovados e reprogramados de acordo com as necessidades do escritório. É o que ocorre com o RPA (Robotic Process Automation ou Automação de Processos Robóticos).
Os robôs de RPA, ao contrário dos softwares com funcionalidades fechadas, podem ser programados de acordo com a demanda e com as especificidades do seu escritório.
Assim, é possível fazer o monitoramento processual de forma automática, precisa, instantânea e eficiente.
O resultado é a otimização do tempo acompanhada de uma maior previsibilidade e da eficácia na representação dos clientes.
Quer saber mais sobre o assunto? Nos próximos tópicos vamos dar dicas de como acompanhar um processo judicial. Continue a leitura
Como acompanhar processo judicial na prática
A eficácia da condução dos processos em um escritório de advocacia é o melhor argumento que pode ser utilizado para conquistar e fidelizar clientes.
Por isso, é muito importante aumentar a produtividade e se desprender de um modelo arcaico de atuação no mercado.
Assim, antes de explicar como acompanhar um processo judicial, é importante lembrar que um acompanhamento eficaz passa pela utilização da tecnologia.
Com a maior precisão e dinamicidade proporcionadas pela RPA, o seu serviço torna-se mais qualificado e ganha vantagem competitiva.
Como um processo judicial conta com diversas etapas, desde a fase probatória, passando por pedidos, petições e sentenças, seu acompanhamento precisa ser perspicaz, considerando também a existência de prazos.
Verificar o status de um processo é uma rotina básica de todo escritório de advocacia, mas também é uma tarefa repetitiva, que envolve, por exemplo, o preenchimento de planilhas e outras ações que desempenhadas de forma manual repetidamente podem levar ao erro.
Por outro lado, a busca por um processo pode ser diferente de outro, já que os processos podem estar disponíveis para consulta em sites distintos, com diferentes interfaces e informações organizadas em locais variados.
Sendo assim, quando falamos sobre como acompanhar um processo judicial, a automação é um recurso praticamente essencial na atualidade.
Os próprios tribunais já entenderam a importância da tecnologia há algum tempo e agora disponibilizam a consulta aos processos a partir de sistemas na web.
Se antes as consultas processuais eram feitas manualmente em uma perspectiva extremamente onerosa, agora elas podem ser feitas pela internet com busca por palavras-chave em sites oficiais.
Essa nova realidade estabelecida a partir da transformação digital possibilita também a utilização de RPA para definir as formas mais ágeis e inteligentes de acompanhar um processo judicial.
Dessa forma, você pode integrar diferentes áreas do escritório, tornando o trabalho mais estratégico, analítico e eficiente.
Considerando a possibilidade ou, até mesmo, necessidade, de automação de qualquer ação que seja repetitiva, veja abaixo nossas dicas sobre como acompanhar um processo judicial na prática.
Analise o perfil dos seus processos
Todo escritório de advocacia tem um perfil traçado a partir das demandas dos seus clientes e dos tipos de processos que atendem com maior frequência.
Criar uma classificação desses processos, com a devida organização por assunto, por tribunal, por fase em que se encontram e por diversos outros critérios é um caminho importante.
Essa organização é fundamental quando você tenta estabelecer um método que define como acompanhar processo judicial de forma eficiente e de acordo com as especificidades do seu escritório.
O devido conhecimento e a facilidade de obter informações sobre diferentes processos e novas demandas também são essenciais no processo de automação de tarefas repetitivas na área jurídica.
Na verdade, o tempo necessário para a configuração dos robôs de RPA depende diretamente da análise e da organização prévias das ações relacionadas aos processos.
Faça uma lista das tarefas repetitivas e escaláveis
As tarefas repetitivas e escaláveis são justamente as que podem ser realizadas automaticamente pelos robôs de RPA.
Sendo assim, você precisa analisar as suas rotinas e reunir o maior número de informações sobre essas tarefas, atribuindo a elas pesos para facilitar a definição das primeiras configurações.
Portanto, se entre as tarefas repetitivas do acompanhamento de processos você sabe quais são as que demandam mais tempo, as que são mais onerosas e as que geram mais erros e incertezas, fica mais fácil definir as prioridades na hora de configurar os sistemas de RPA.
Considerando os diferentes caminhos para as consultas jurídicas de acordo com a natureza dos processos, é importante agrupar as diferentes tarefas para descobrir o que realmente é passível de automatização.
Padronize o que for possível e mantenha as informações atualizadas
Ao criar padrões, você pode perceber a repetição de diversas ações que anteriormente não eram vistas como tarefas repetitivas.
Isso vai maximizar as possibilidades de utilização da automação em seu acompanhamento de processos judiciais.
Não adianta contar com a tecnologia mais avançada se as suas rotinas não seguem padrões que visam sobretudo à eficiência e à qualidade dos resultados.
Além disso, é muito importante que você tenha o registro de todos os dados dos processos de maneira precisa e sempre atualizada.
Isso tem a ver com a organização de que falamos anteriormente. Os dados não podem ficar perdidos ou dispersos nas pastas do seu escritório.
Por isso, padronize também os registros e atualizações dos processos judiciais. Assim, será possível fazer pesquisas mais rápidas, evitar o retrabalho e facilitar a implementação da automação.
Conheça a Roboo
Depois de cuidar da análise, organização e padronização dos seus processos internos, é hora de procurar uma empresa idônea que trabalhe com soluções em RPA para realizar a automação do seu acompanhamento de processos judiciais.
Os robôs de RPA podem ser programados para, por exemplo, controlar os prazos estabelecidos nos processos e realizar buscas automáticas em todos os tribunais e Diários Oficiais.
Essas estão entre as tarefas mais básicas que o RPA pode desempenhar em um escritório de advocacia.
Mas é importante também considerar as possibilidades mais específicas de automatização do seu escritório, que podem ser melhor elucidadas se você seguir as dicas anteriores.
A Roboo pode te ajudar nesse processo e na configuração adequada e precisa do seu sistema de RPA.
Acreditamos em um paralelo entre a automatização e a humanização e na visão dos robôs como parceiros do seu negócio.
Para saber mais sobre a Roboo e conferir na prática como acompanhar processo judicial com um alto nível de eficiência, entre em contato conosco. Até o próximo conteúdo!
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