Produtividade e gestão do tempo são requisitos básicos para garantir o bom desempenho de todos os processos organizacionais em uma empresa.
Porém, para muitos gestores é um desafio alcançar as metas de aproveitar bem o tempo de trabalho disponível e obter a máxima produtividade tanto dentro das próprias funções quanto no que diz respeito às atividades delegadas.
Muitas vezes, essas metas não recebem a devida atenção, tamanha a urgência das demandas a serem solucionadas e também por conta da falta de compreensão sobre seu significado.
A gestão do tempo corresponde a uma estratégia de análise e administração do tempo disponível para a realização de determinada tarefa.
Quando o gestor obtém uma boa gestão do tempo, é possível controlar a quantidade de tempo disponível para cada atribuição delegada.
Daí a ligação deste conceito com o de produtividade, que está relacionada à qualidade e à quantidade de tarefas realizadas em um determinado período de tempo.
Por isso, produtividade e gestão do tempo devem ser considerados ativos valiosos a serem conquistados tanto por empresas quanto por profissionais.
A necessidade de pensar sobre o assunto e elaborar estratégias para alcançar essas duas metas tornou-se mais evidente a partir do aumento da prestação de serviços no modelo home office, que ocorreu por conta da pandemia da Covid-19.
As empresas passaram a permitir que seus colaboradores trabalhem com mais autonomia e independência, o que tem sido visto de maneira positiva.
Não é o controle ou a supervisão constante que vai aumentar a produtividade e garantir a realização das tarefas no tempo previsto.
Esses resultados estão mais relacionados com a organização adequada das demandas e com a utilização de técnicas e estratégias que estimulam o bom desempenho individual e coletivo dos colaboradores.
No entanto, muitos gestores ainda se sentem confusos com a nova realidade, já que não conseguem acompanhar de perto o desenvolvimento das ações.
Por isso, nos próximos tópicos, vamos falar sobre algumas das formas mais práticas e eficientes de conseguir alcançar as metas de produtividade e gestão do tempo.
Confira!
Como promover produtividade e gestão do tempo em seu negócio?
Vamos ver em seguida quais são as principais recomendações, técnicas e estratégias para conquistar produtividade e gestão do tempo em sua empresa.
Crie uma rotina de planejamento
O planejamento é um passo fundamental de uma boa gestão do tempo, seja qual for o seu projeto ou a sua demanda.
Isso porque, uma avaliação crítica sobre a complexidade das tarefas a serem colocadas em prática e quantidade de tempo disponível vai ajudar a estabelecer metas realistas.
Sendo assim, antes de criar cronogramas e delegar tarefas, é fundamental a observação do contexto.
Busque respostas precisas para as questões a seguir:
- O que precisa ser feito?
- Quantas pessoas estão disponíveis para realizar esta tarefa?
- Quais são os resultados a serem obtidos?
- Quais são os horários mais produtivos para a equipe envolvida?
- Como o desempenho da equipe poderia ser melhorado nos horários de baixa produtividade?
Essas respostas vão te ajudar a fazer um planejamento condizente com a demanda e com os recursos disponíveis para colocar a tarefa em prática.
Trabalhe com priorizações
Gestores com um perfil controlador tendem a considerar todas as demandas importantes e colocar como missão a resolução de todas elas, sem organizá-las em ordem de prioridade.
Essa prática cria uma desorganização das tarefas e acaba promovendo uma má administração do tempo.
É necessário entender quais demandas, além de importantes, também trazem consigo a ideia de urgência e dentre essas demandas urgentes qual é o grau de urgência de cada uma.
Quanto mais urgente, mais próxima ao topo da lista de prioridades a tarefa deve estar. Ou seja, este tipo de tarefa deve ser o primeiro a ser colocado em prática.
Você pode organizar sua lista da seguinte forma:
- Tarefas importantes e urgentes: executar imediatamente;
- Tarefas importantes, mas não urgentes: executar logo após a finalização das tarefas importantes e urgentes. Não aguardar até que elas também se tornem urgentes;
- Tarefas urgentes mas não importantes: delegar sempre que for possível;
- Tarefas que não são nem importantes nem urgentes: executar após o cumprimento de todas as demais.
Defina objetivos SMART
O estabelecimento de metas é fundamental para que os gestores consigam orientar suas equipes.
As metas funcionam como uma bússola apontando o caminho para chegar ao destino esperado.
Por isso, você precisa definir suas metas de curto, médio e longo prazo, de acordo com o propósito do seu negócio.
Além disso, você pode se basear no modelo dos objetivos SMART, que vai tornar suas metas muito mais palpáveis e organizadas.
Segundo este modelo, a organização das metas deve se basear em cinco critérios específicos cujas iniciais formam a sigla SMART.
Os critérios são os seguintes:
- Specific (Específica): a meta não deve ser abrangente;
- Measurable (mensurável): a mensuração vai permitir a avaliação do sucesso no cumprimento das metas;
- Attainable (alcançável): a meta pode ser ambiciosa, mas não impossível;
- Relevant (relevante): a relevância é a responsável por despertar a motivação para o cumprimento da meta;
- Time-based (baseada no tempo): o alcance da meta precisa ter uma data limite para evitar o prolongamento indefinido do projeto.
Desenvolva uma tarefa de cada vez
A ânsia por resolver diversos assuntos ao mesmo tempo é um grande erro. Essa prática não tem nada a ver com produtividade e gestão do tempo.
A essência desses princípios tem mais a ver com a qualidade no desempenho das tarefas do que com a quantidade de tarefas desempenhadas em curto prazo.
Então, tenha como prática frequente a recusa a iniciar múltiplas atividades ao mesmo tempo, mantendo-se focado em sua lista de prioridades.
Finalize um processo antes de dar início à execução de outro para que a qualidade das tarefas seja visível no momento de sua entrega.
Faça intervalos entre uma tarefa e outra
Isso vale para você e para a sua equipe: seu cérebro é sua ferramenta essencial de trabalho e é preciso respeitar seus limites.
Por isso, sempre que uma tarefa for finalizada o ideal não é iniciar outra imediatamente. Faça um intervalo, caminhe, tome água ou um café e somente depois dê início à resolução da próxima demanda da lista.
Isso vai te ajudar no alcance de mais produtividade e gestão do tempo porque os intervalos de descanso proporcionam uma concentração melhor nas tarefas seguintes.
Utilize uma ferramenta de automatização de processos robóticos
Com a automação de processos robóticos você pode programar a execução de projetos complexos a partir da utilização de um software de alto desempenho.
Ao mapear as tarefas rotineiras do seu negócio, você vai perceber que muitas delas são repetitivas e passíveis de automação com base na definição de instruções, regras e scripts que podem orientar as atividades de um software.
Sendo assim, você pode implementar um software de RPA e obter resultados precisos na execução de tarefas pelos robôs em um intervalo de tempo menor e com uma considerável redução de erros.
Se você já fez a sua análise de demandas e detectou que esse tipo de tecnologia é o que seu negócio necessita, você precisa conhecer o Roboo.
Nosso software foi construído com base na ideia de que as pessoas são totalmente capazes de criar infinitas soluções quando sua energia e seu tempo são dedicados para algo que as desafia.
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